Zentrale Veranstaltungskoordination

Als erste Informationsübermittlung steht ein Fragebogen zur Veranstaltung zur Verfügung. Nachdem Sie den Erfassungsbogen ausgefüllt haben, wird eine Gefahrenanalyse durchgeführt und die Genehmigungserfordernisse ermittelt.

Sie bekommen innerhalb der nächsten zwei Wochen eine Rückmeldung mit der Information über erforderliche Anträge und etwaiger sonstiger Anforderungen für Ihre Veranstaltung.

Bei Veranstaltungen mit einem besonderen Gefährdungspotenzial kann (ggf. muss) ein Sicherheitskonzept gefordert werden. Ein Leitfaden für die Erstellung eines Sicherheitskonzeptes ist auf der rechten Seite hinterlegt.

• Gaststättenerlaubnisse aus besonderem Anlass
• Festsetzung von Messen, Ausstellungen, Großmärkten, Wochenmärkten, Spezialmärkten, Jahrmärkten und Volksfesten
• Antrag auf Erteilung einer Ausnahmegenehmigung nach § 9 oder 10 LlmschG
• Sondernutzung von öffentlichen Verkehrsflächen
• Erlaubnis für verkehrliche Maßnahmen
• Genehmigung zur Aufstellung Fliegender Bauten
• Abbrennen von Feuerwerkskörpern der Kategorie 2 außerhalb von Gebäuden…

Welche Genehmigungen für Ihre Veranstaltung erforderlich sind, wird nach Eingang des Erfassungsbogens von der ZVK und den Bezirksämtern ermittelt. Sie erhalten dann eine Information über das weitere Vorgehen. 

Vor der Detailplanung einer Veranstaltung sollte sichergestellt werden, dass die Veranstaltungsfläche für den geplanten Termin zur Verfügung steht. Städtische Flächen werden von unterschiedlichen Stellen vergeben. Für die meisten Flächen sind der Immobilienservicebetrieb (größere Veranstaltungsflächen), das Amt für Verkehr (öffentliche Verkehrsflächen), das Sportamt (Sportanlagen) zuständig. Die Zuständigkeit für die üblichen Veranstaltungsflächen sind unten in der Übersicht der Veranstaltungsflächen benannt. Darüber hinaus steht Ihnen die ZVK gerne als erster Ansprechpartner zur Verfügung. 

Veranstaltungen (auch nichtöffentliche wie zum Beispiel Hochzeiten, Vereinsfeste oder Firmenveranstaltungen) müssen Sie in jedem Fall immer dann anmelden, wenn mehr als 200 Personen gleichzeitig anwesend sein sollen und sie in Räumen stattfinden, die dazu keine Zulassung nach der Sonderbauverordnung (SBauVO NRW) haben.

Gleiches gilt für Versammlungsstätten im Freien mit Szenenflächen und Tribünen, die keine fliegenden Bauten sind und deren Besucherbereich für mehr als 1 000 Besuchende bestimmt ist, sowie solche Versammlungsstätten im Freien, die für mehr als 5 000 Besuchende bestimmt sind.

Die Vorschriften der SBauVO NRW sind generell zu beachten. 

Genehmigungen nach der SBauVO NRW erteilt das Bauamt. Auch hier informiert Sie die ZVK über die Notwendigkeit der Antragstellung.

Verkehrssicherungspflicht

Das Prinzip der Verkehrssicherungspflichten beruht auf der Erwägung, dass „jeder, der auf einem ihm gehörenden oder seiner Verfügung unterstehenden Grund und Boden einen Verkehr für Menschen eröffnet oder unterhält, für die Verkehrssicherung zu sorgen [hat], und jeder, der eine Gefahrenlage schafft oder bestehen lässt, Vorkehrungen zu treffen [hat], welche zur Abwehr der daraus Dritten drohenden Gefahren notwendig und zumutbar sind.

Verkehrssicherungspflichtig ist, wer...

• ...eine Gefahrenquelle schafft oder unterhält
• ...oder eine Sache beherrscht, die für Dritte gefährlich werden kann
• ...oder wer gefährliche Sachen dem allgemeinen Verkehr aussetzt oder in Verkehr bringt.

Der Veranstalter oder die Veranstalterin hat also unabhängig von seiner Rechtsform, von seinem professionellen Status oder seinem geschäftlichen Ansinnen die Pflicht zur Verkehrssicherung (vgl. BaSiGo; Funk).

Besuchende tragen für ihr Verhalten durchaus eine eigene Verantwortung und werden auch durch gute Veranstaltungsplanung nicht vor jedem Lebensrisiko geschützt werden können. Manchen Gefahren muss sicher schon bei der Veranstaltungsplanung begegnet werden, beispielsweise muss das Veranstaltungsgelände von vornherein so beplant sein, dass ausreichend Flucht- und Rettungswege zur Verfügung stehen. Andere Gefahren können nicht gänzlich ausgeschlossen werden, aber es müssen bei der Veranstaltungsplanung mögliche Reaktionen auf ein Schadensereignis vorweggenommen werden. Vor der Erstellung des Sicherheitskonzepts muss der Veranstaltende sich daher ein Bild davon machen, welche Sicherheitsziele erreicht werden können und müssen. Ausgangspunkt dazu ist die Frage, was im Verantwortungsbereich der Veranstalterin und des Veranstalters liegt und was zur individuellen Verantwortung der Besuchenden zählt. Daran sind die individuellen Sicherheitsmaßnahmen für das Sicherheitskonzept auszurichten (vgl. Orientierungsrahmen MIK NRW).

Versicherungen

Selbstverständlich kann auch im Bereich von Veranstaltungen ein Großteil der Risiken auf die Versicherer gegen die Zahlung einer Prämie transferiert werden. In den Verwaltungsvorschriften zu § 29 StVO befinden sich Verpflichtungen zum Abschluss von Haftpflichtversicherungen der Veranstalter mit Mindestversicherungssummen (rechtliche Grundlage ist § 18 Abs. 3 S. 2 StrWG NRW). 

Aufgrund der möglichen Schadenshöhen ist es für Veranstaltende immer sinnvoll und ratsam, eine Haftpflichtversicherung abzuschließen.

Im Rahmen von Veranstaltungen fallen regelmäßig gemischte Abfälle an. Für ihre Beseitigung ist nach den Bestimmungen des Kreislaufwirtschaftsgesetzes (KrWG) und der Gewerbeabfallverordnung (GewAbfV) die Stadt Bielefeld als öffentlich-rechtlicher Entsorgungsträger zuständig.

Abfallentsorgung bei Veranstaltungen 

Es gilt folgender Grundsatz: „Lebensmittel dürfen nur so hergestellt, behandelt oder in den Verkehr gebracht werden, dass sie bei Beachtung der im Verkehr erforderlichen Sorgfalt der Gefahr einer nachteiligen Beeinflussung nicht ausgesetzt sind.“

Selbstverständlich gilt dieser Grundsatz auch für die Ausgabe von Lebensmitteln auf Veranstaltungen. Alle Informationen hierzu finden Sie auf den folgenden Merkblättern.

• Lebensmittelrechtliche Vorgaben
• Kennzeichnung von losen Lebensmitteln

Wenn im Rahmen der Veranstaltung eine Wasserversorgung benötigt wird, kann Wasser mit Hilfe eines Standrohrs aus bestehenden Hydranten entnommen werden. Die Nutzung des Standrohres können Sie bei den Stadtwerken Bielefeld beantragen.

Weitere Informationen und Kontaktdaten finden Sie auf der Webseite der Stadtwerke Bielefeld.

Anfallendes Schmutzwasser wie z. B. Abwasser aus Toilettenanlagen und Gastronomieeinrichtungen ist über den Schmutz- oder Mischwasserkanal abzuleiten. Für die Einleitungen gelten die Bestimmungen der Satzung der Stadt Bielefeld über die Entwässerung der Grundstücke (Entwässerungssatzung).

Hinweise zu einer richtigen und geeigneten Einleitungsstelle in die öffentlichen Abwasseranlagen erteilt die Stadtentwässerung (Umweltbetrieb):

• Bereich Ost (BI-Mitte, Gadderbaum, Heepen, Stieghorst), Tel. +49 521 51-6477
• Bereich West (Schildesche, Jöllenbeck, Dornberg), Tel. +49 521 51-2882
• Bereich Süd (Brackwede, Senne, Sennestadt), Tel. +49 521 51-6491

grundstuecksentwaesserung [ät] bielefeld.de (grundstuecksentwaesserung[at]bielefeld[dot]de)

Es empfiehlt sich, zunächst bei Anlieger*innen nachzufragen, ob diese Strom für Ihre Veranstaltung zur Verfügung stellen können (Stromstärke erfragen!).

Es besteht ebenfalls die Möglichkeit, durch einen Baustromverteiler über das Netz der Stadtwerke Bielefeld Strom zu beziehen (primär für größere Veranstaltungen).

Ist dies gewünscht, senden Sie eine E-Mail mit den Veranstaltungsdaten und der benötigten Stromleistung an kundenanschluesse [ät] bielefelder-netz.de (kundenanschluesse[at]bielefelder-netz[dot]de) 

Der Veranstaltende muss bei der GEMA, der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte, einen Antrag stellen, wenn auf dem Fest Musik gespielt wird.

Grundsatz: Aufbauten müssen 5m Abstand zu bestehender Bebauung haben
Sofern Sie vom Grundsatz des Abstandes von 5m zu bestehender Bebauung abweichen, sind diese Abweichungen genau darzulegen (Grund der Abweichung, Material und Nutzungsart der Aufbauten, Beschreibung der Kompensationsmaßnahmen) und mit Bauamt und Feuerwehramt abzustimmen.

Fahrbreite für Einsatzfahrzeuge

Grundsatz: Eine Fahrbreite für Einsatzfahrzeuge von 4,5m und eine Durchfahrtshöhe von 3,5m ist freizuhalten. In Kurvenbereichen ist eine Durchfahrtsbreite von 5m erforderlich.
Verengen Vor- oder Aufstelldächer die Durchfahrtsbreite ist ab Beginn des Vordaches eine Fahrbreite von 3,5m vorzuhalten.
Bei weiteren Fragestellungen und Konkretisierungen wenden Sie sich bitte an die ZVK, die Bezirksämter oder direkt an die Feuerwehr oder das Bauamt. 
 

Bei Veranstaltungen besteht ein besonderes Risiko bei der Verwendung von Gas. Zur Minimierung von Risiken müssen daher wichtige Grundsätze beachtet werden:

Lagerung Druckgasflaschen

Grundsatz: maximal zulässige Flüssiggasmenge für Grill- und Bratzwecke beträgt pro Stand max. 4 x 33 kg, für Heizzwecke maximal 1 x 11 kg

Eine weiter gehende Lagerung von Gasflaschen ist an einer zentralen Stelle in einem Flaschendepot vorzusehen.

Angegliedert an die ZVK ist auch die Funktion des zentralen Ansprechpartners für Großveranstaltungen, die Aufgabenbündelungsfunktion für Belange des DSC Arminia Bielefeld und die Geschäftsführung des örtlichen Ausschusses für Sport und Sicherheit.